7-day implementation playbook : lancer Nava IA dans votre resto

Vous êtes convaincu. Vous voulez implémenter.

Mais combien de temps ça prend ? Est-ce que ça va casser mon système ? Comment exactement ça marche ?

Voici votre roadmap jour par jour. De Day 1 (installation) à Day 7 (entièrement automatisé).

Zéro compétence technique requise. Zéro risque.

À retenir

Points clés

- Implémentation complète : 7 jours (Day 1 setup → Day 7 full automation)

- Day 1-2 : Configuration basique (30 min total)

- Day 3-4 : Testing approfondi (assurez-vous que ça marche)

- Day 5-6 : Soft launch (en direct mais vous monitoring)

- Day 7 : Full automation (l'IA gère tout, vous regardez les résultats)

- Résultat Week 1 : IA gère 94% des appels, 45% réduction no-shows

Day 0 (Avant de commencer) : Préparation

Avant même de créer un compte Nava, faites ce travail fondationnel.

Étape 1 : Auditez votre situation actuelle (30 min)

Questions à répondre :

Combien d'appels reçois-je par mois ? (Comptez environ 3 appels = 1 réservation)
Combien sont des no-shows ? (Regardez votre historique)
Quel est mon coût par no-show ? (Couverts perdus × panier moyen)
Utilisé-je Zenchef, TheFork, autre PMS ? (Important pour l'intégration)

Resultat :

Étape 2 : Décidez votre stratégie acomptes (15 min)

Questions :

Veux-je des acomptes ? (Recommandé pour groupes, optionnel pour individuals)
Quel pourcentage ? (Groupes < 8 : 25-50€ fixe. Groupes > 8 : 10-15%)
Remboursable ou non ? (Oui = moins de friction = 80% clients trouvent juste)

Resultat :

Étape 3 : Préparez vos SMS templates (20 min)

Utilisez les templates de l'article SMS ou adaptez-les :

```

SMS #1 (Immédiat):

Merci! Réservation confirmée [date] [heure] pour [couverts] personnes.

Consultez votre email. Questions? Appelez [numéro].

SMS #2 (24h avant):

Rappel: Demain à [heure] pour [couverts] personnes. Confirmez OUI ou appelez.

SMS #3 (2h avant):

Nous vous attendons dans 2h! Table [#] au nom de [nom]. Appelez si questions.

```

Result :

Étape 4 : Informez votre team (10 min)

Réunion rapide :

"À partir de lundi, nous avons un nouveau système qui répond aux appels. Vous continuerez à accueillir les clients. Si quelqu'un dit 'Je viens d'appeler, c'était une machine?', dites 'Oui, c'est notre IA vocal, c'est normal.'"

Pas besoin de formation complexe. Les gens s'adaptent vite.

Result :

Day 1 : Setup (Installation)

Objectif :

Durée totale :

Étape 1 : Créer votre compte Nava (5 min)

Allez sur https://nava.app (ou votre lien)
Cliquez Commencer Gratuit
Entrez votre email, password
Entrez le nom du restaurant
Cliquez Créer mon compte

Checkpoint :

Étape 2 : Choisir votre numéro de téléphone (5 min)

Allez à Paramètres → Numéro de téléphone
Choisissez :

- Numéro local (ex: 01-XX-XX-XX pour Paris - plus personnel)

- Numéro national (ex: 08-XX-XX-XX - couvre toute la France)

Sélectionnez votre région/département
Cliquez Attribuer le numéro

Checkpoint :

Étape 3 : Configurer payment (5 min)

Allez à Paramètres → Facturation
Entrez votre carte bancaire (ou mode de paiement)
Cliquez Enregistrer

Checkpoint :

Étape 4 : Ajouter votre team optionnel (5 min)

Allez à Paramètres → Team
Cliquez Ajouter un membre
Entrez email du manager/staff (optionnel)
Cliquez Envoyer une invitation

Checkpoint :

Day 2 : Configuration (Setup du système)

Objectif :

Durée totale :

Étape 1 : Restaurant Settings (20 min)

Allez à Configuration → Restaurant Settings À remplir :

Field	Example
Restaurant Name	"Bistrot Thomas"
Hours	Lun-Ven 12h-14h, 20h-23h. Sam 20h-00h. Fermé dimanche
Number of Tables	12
Average Capacity	4 couverts par table
Average Duration	1.5 heures
Average Check	35€

Pourquoi ça compte :

L'IA utilise ces infos pour confirmer les réservations ("Vous avez la place samedi?")
Synchronisation avec votre PMS utilise ces données

Étape 2 : Voice Configuration (15 min)

Allez à Configuration → Voice À décider :

Tone : Formal, Casual, Friendly

- Gastronomique? Formal

- Casual restaurant? Friendly

Opening message :

- Default: "Bienvenue chez [Restaurant]. Réservation pour combien de personnes?"

- Custom: Vous pouvez dire autre chose

Closing message :

- Default: "Merci! Votre réservation est confirmée. À bientôt!"

- Custom: Personnalisez

Optional :

Étape 3 : Acomptes Settings (10 min)

Allez à Configuration → Deposits À décider :

```

Require deposits for:

□ All reservations

☑ Groups > 6 people

□ Special occasions

□ Evening reservations (18h+)

□ Never

If yes, amount:

☑ Fixed: 30€

□ Percentage: 15%

Refundable:

☑ Yes (until 48h before)

□ No (non-refundable)

```

Recommandation : Groupes > 6, 30€, remboursable jusqu'à 48h. C'est optimal.

Étape 4 : SMS Template Configuration (10 min)

Allez à Configuration → SMS

Collez vos templates des SMS #1, #2, #3.

Chaque template a un placeholder [nom], [date], [heure] — Nava remplace automatiquement.

Day 3-4 : Testing (Vérification que ça marche)

Objectif :

Durée totale :

Day 3 : Test calls (Appels de test)

What to do :

Appelez votre nouveau numéro Nava (depuis votre phone ou demandez à un ami)
Testez 5 scénarios :

Test	What to say
Simple réservation	"Je voudrais réserver pour 4 personnes, samedi 20h"
Modification	"Je dois changer à dimanche à 19h au lieu de samedi"
Special demand	"Nous avons une allergie gluten"
Transfer to human	"Je veux parler à un humain"
Cancellation	"Je dois annuler ma réservation"

After each call :

Attendez 1-2 minutes
Allez à Nava dashboard → Calls → Cherchez votre call
Écoutez l'enregistrement (Nava enregistre tout)
Vérifiez : "L'IA a-t-elle bien compris?"

Checkpoint :

Day 4 : Integration test (Si vous utilisez PMS)

If Zenchef/TheFork :

Créez une réservation test via l'IA (appellez votre numéro, dites "1 personne samedi 20h")
Attendez 2 minutes
Allez dans Zenchef / TheFork
Cherchez votre réservation test
Vérifiez que c'est là

Checkpoint :

If SMS test :

Lors du test call, demandez à l'IA de vous envoyer un SMS de confirmation
Vérifiez que vous recevez le SMS
Lisez le contenu (personnalisé ? Correct ?)

Checkpoint :

Day 5-6 : Soft Launch (En direct mais contrôlé)

Objectif :

Durée :

Day 5 : Le grand jour

Morning :

Mettez à jour votre numéro sur :

- Google My Business (Google dit "Appelez ici")

- Votre site website

- Votre email signature

- Votre affichage (porte du resto si applicable)

Action :

Afternoon :

Réunion staff rapide : "À partir de maintenant, si quelqu'un appelle, une machine va répondre. C'est normal. Pas de problème."
Dites-leur : "Si quelqu'un demande 'C'était une machine?', dites 'Oui, c'est notre système de réservation 24/7. Tout fonctionne normalement.'"

During service :

Allez au dashboard Nava toutes les 30 min
Regardez Calls section
Écoutez quelques appels (spot check)
Vérifiez : Les réservations sont-elles créées? Les SMS arrivent-ils?

Checkpoint :

Day 6 : Continue monitoring

Pattern :

Regardez le dashboard matin, midi, soir
Écoutez 2-3 appels aléatoires chaque fois
Vérifiez SMS arrivent bien
Si PMS sync, vérifiez reservations apparaissent

Checkpoint :

Day 7 : Full Automation (Lâchez prise)

Objectif :

Durée :

Step 1 : Stop monitoring every call

Vous avez testé. Ça marche. C'est OK de lâcher prise.

Vous pouvez toujours écouter des calls si vous voulez (curiosité), mais c'est pas nécessaire.

Mindset shift :

Step 2 : Set up daily report

Allez à Settings → Reports

Cochez : "Email me a daily summary"

Vous recevrez chaque matin :

Nombre d'appels
Nombre de réservations créées
Nombre de no-shows (historiquement)
Nombre de SMS envoyés

Habitude :

Step 3 : Train staff on transfers

Si quelqu'un veut "parler à une vraie personne", ils seront transférés à vous ou un manager.

Dites à votre team :

"Si vous recevez un transfert, répondez normalement. C'est juste un appel entrant, une personne veut confirmer quelque chose ou a une question."

Step 4 : Remove old number

Si vous aviez un ancien numéro, retirez-le.

Mettez à jour :

Google My Business (supprimer ancien)
Website (mettre à jour)
Affichage (mettre à jour)

Week 2 Onward : Optimization

Maintenant que l'IA vocal fonctionne 24/7, quoi faire ?

Track your metrics

Regardez votre rapport daily :

Before : 22 appels/mois, 8 no-shows = 36% no-show rate
After (Week 1): 24 appels/mois, 3 no-shows = 13% no-show rate

Resultat :

Optimize if needed

Si vous voyez des patterns :

Trop d'appels transférés? Ajuster les transfer rules
Clients disent "L'IA ne m'a pas compris"? Ajuster voice prompt
SMS pas remplacées? Customiser les templates

Tout est ajustable en 5 minutes.

Consider adding features

Si ça va bien, ajouter :

Deposits (si pas fait)
SMS confirmations (si voulaient juste appels)
Webhooks (si vous avez un système compliqué)

Success Metrics (Ce à quoi s'attendre)

Day 3-4 (Testing)

95% de calls compris correctement par l'IA
SMS arrive sans problème
Integration syncs properly

Day 5-6 (Soft Launch)

70% of calls gérés automatiquement
Zéro staff frustration ("C'est juste une IA")
10-15 no-show reduction (déjà visible)

Day 7 (Full Automation)

94% of calls automatiques
Zéro intervention requise
Staff focuses on service, not phone

Week 1 Resultat

45-60% no-show reduction (vs baseline)
+5-10 couverts weekly
+2 000€-3 000€ CA monthly
Staff moral: "Les gens arrivent quand on les attend"

Troubleshooting : Problèmes courants

"L'IA ne comprend pas ce que le client demande"

Cause :

Solution :

Configuration

Voice

Exemple : Au lieu de "Bienvenue, réservation?", essayez "Bienvenue! Voulez-vous réserver une table?"

"SMS ne sont pas envoyés"

Cause :

Solution :

"Transfer ne fonctionne pas"

Cause :

Solution :

Configuration

Transfers

"Intégration ne synque pas"

Cause :

Solution :

Settings

Integrations

Stuck?

Conclusion : Vous avez ça

Day 1 : Vous avez un compte et un numéro

Day 2 : L'IA sait comment répondre

Day 3-4 : Vous vérifiez que ça marche

Day 5-6 : Vous lancez prudemment

Day 7 : Vous relaxez. L'IA gère tout.

7 jours. Zéro compétence technique. Zéro risque.

Résultat :

Moins de no-shows (45-60% réduction)
Plus de CA (+2 000€-3 000€ mensuel)
Moins de stress (téléphone = résolu)
Meilleur service (staff focus sur les clients, pas les appels)

Prêt à commencer?

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SMS confirmations - SMS setup Day 2
intégration Zenchef - Integration test Day 4
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Restaurant PMS documentation (Zenchef, TheFork)

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